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东电技术资料智能管控系统 解决图纸追踪\借阅\催归\升版等业务痛点

1 项目背景


        随着东方电机有限公司(下称东方电机)日益剧增的生产任务及中国GE(企业发展目标)先进制造的生产管理需要,东方电机要求对技术资?#31995;?#20511;阅过程进行更加有效、规范的管理,从而提高档案中心及图纸使用部门的工作效率。在?#20013;?#30340;档案管理模式下,档案中心因现场图库设备性能不够高效、管理方式单一等因素,已不能满足公司生产管理的要求,具体体现在:

 

        1、管理方式单一,图纸存放区域划分不清晰,借阅及归档过程无法及时有效的区分、定位图纸的存放位置,管理人员在图纸借阅、图纸归还过程中的工作投入大。

                                                                                 

 

        2、借出记录采用手工登记的方式进行,无法快速进行图纸借阅信息的统计,也无法对图纸进行有效的追踪管理和使用范围控制。

                              

 

        3、图纸管理人员对图纸借阅人的借阅资格无法进行准?#25918;?#23450;。

        4、图纸归还靠自觉,图纸催收靠打电话通知。

        5、图纸发放、图纸归还依赖手工登记,统?#21697;?#26512;数据依靠人工进行,统计过程费时费力,手工填写单据时的数据不规范因素进一步加大了统计时的工作量。

                                                                      

 

        6、手工记录图纸改版状态,旧版的借阅图纸无法及时回收,极?#33258;?#25104;图纸升版后,工人仍使用旧版图纸的生产状态,产生不合格品,给企业带来经?#30431;?#22833;。

        7、东方电机年平均借阅图纸20万张以上,档案中心因人员老龄化等因素减员减岗,人工管理模式已无法满足业务需求。

 

 

        在上述背景下,东方电机档案部门需要应对图纸借阅量大、人工管理成本高、图纸回收不及时、图纸借阅无法追溯、借阅信息无法精准统计?#20219;?#39064;,急需打造一个智能、实用、?#23376;?#30340;技术资料管控系统,用信息化的手段改变人工静态管理的弱势,实现对纸质图纸、电子文件的一体化、流程化、智能化管控,改善并增强档案部门对图纸借阅过程的管理模式,提高公司人力资源的利用率,?#26723;?#22240;返工/废件等因素增加的额外成本,加速实现东方电机步入高端管理型企业的目标。

 

2 系统功能


        ◆ 技术资料追踪:一图一码

        在图纸/文件生成时,系统自动在每一份图纸/文件(pdf)上,自动标记一个二维码标识,实现“一图一码”。

        通过“一图一码”,使每份图纸、每个文件信息?#24613;?#21807;一标示。通过该二维码,系统可在图纸借阅过程将文件信息关联用户、在图纸使用过程中追踪图纸流向、在图纸归还管理时实现精准催收;同时,将图纸信息和文件柜信息关联后,亦可实现对图纸的归档存放管理、文件柜分类管理等内容。

 

 

 

        ◆ 实物图纸借阅

        用户借阅实物图纸时,首先通过借阅流程获取借阅图纸许可;流程通过后,系统自动执行图纸入库或分配图纸操作;用户到档案中心凭相关凭证(工牌)将图纸借出。

 

 

        图纸借阅过程由扫码?#32929;?#25551;图纸二维码快速识别图纸信息,图纸信息自动绑定借阅人及借阅流程。

 

 

        自动化的借阅过程极大的提高了借阅效率,系统通过借阅流程审核、工牌与图纸信息绑定等功能,解决了用户身份判别问题。

 

        在借阅管理的基础上,考虑到档案部门的业务场景,系统增加了如下功能:

        1、文件柜管理

        文件柜图纸区域划分管理和文件柜使用状态管理,提高了图纸管理的便利性。

 

 

        2、图纸自动增补

        智能判断某图号的图纸在文件柜中?#30446;?#23384;状态,库存不足时自动增补打印该图号图纸,?#21592;?#20511;出。

 

        3、线内/线外图纸区分

        与PLM系统深度集成,PLM系统中存在该图纸,则定义为线内图纸;PLM中不存在该图纸,则定义为线外图纸。对线内图纸的借阅,系统自动从PLM中获取;对线外图纸的借阅,若存在电子版,录入打印贴码借出;若不存在电子版,?#20174;?#36148;码借出。

 

 

        ◆ 电子图纸借阅

        电子图纸借阅过程不需要打印实物图纸,用户通过电子借阅流程获取电子图纸。流程审批通过后,系统按照流程信息,自动将对应电子图纸(自动从PLM系统中获取)转换为安全的、限定使用权限和使用时效的外发管控文件,供东方电机借阅用户下载后,提供给外部供应商使用。

 

 

        东方电机的外部供应商接收到电子外发管控图纸后,通过指定方式,即可在安全参数设置的权限范围内浏览、使用电子图纸。

 

        ◆ 图纸归还/催归

        用户使用完图纸后,归还至档案部门。档案中心图档管理员通过扫码?#32929;?#25551;完成归还。归还时,系统自动将图纸分配到原始存放位置。同时,图纸归还时系统自动判断图纸当前版本状态,如果用户归还的图纸存在新版本,则系统自动将图纸报废处理。

        当图纸临近归还期时,系统自动通过短信、邮件等方式发送催归信息给借阅人员和部门辅助催收人员。

 

 

        若图纸逾期后仍未归还,图档管理员可以在系统中生成逾期表,对相关借阅人员进行处罚,敦促用户自觉、按时归还图纸。

 

 

        ◆ 图纸升版管理

        PLM系统中新发布的定版图纸信息,会自动推送到本管控系统中。管控系统接收到新版图纸信息时,自动判断旧版图纸是否存在用户借阅,若有用户借阅,系统自动推送催归信息,督促用户归还。

 

 

        当用户借阅的资料为电子图纸时,若图纸信息发生升版,在借阅有效期内,系统自动远程报废旧版电子图纸,同时根据用户历史申请的流程内容,自动生成新版图纸的电子外发管控文件,通知用户重新下载使用。

        本系统通过升版催收即时提醒功能,及时通知借阅用户更新使用新版图纸,避免借阅用户使用旧版图纸而产生废品、废件,?#26723;?#20225;业经营成本。

 

        ◆ 智能快递柜集成

        档案部门在各分厂、车间设置智能投递柜,?#21592;?#26041;便的?#26007;?#21508;分厂、车间所需的纸质图纸。本系统与智能快递柜集成后,档案管理人员可以根据用户借阅申请,打包纸质图纸,并根据系统自动分配的柜号将图纸投递到智能快递柜中。投递完成后,系统自动发送取件信息给图纸借阅人,借阅人通过工号、手机号、验证码等信息,即可到投递柜中凭号取图。

 

 

        ◆ 移动端应用

        本管控系统提供了移动终端设备?#31995;?#24212;用功能支持,主要包含借阅流程申请、流程审批、借阅状态查询、借阅图纸延期等功能。审核人员可随时通过移动终端进行流程的审核;用户可以随时进行流程申请,及时查看自己的借阅信息及状态。

 

 

        ◆ 应用成效

        通过技术资料智能管控系统的建设,改变了东方电机在纸质/电子图纸、文件借阅过程中的传统管理模式,通过软硬件结合方式将登记借阅、签字取图、口头催还的图纸借阅模式通过信息化的手段予以线上完成。系统实现了对纸质\电子图纸、文件的信息化管控,实现了智能电子借阅、智能图纸升版、数字化档案管理、资料借阅安全管控等功能。项目取得的具体成效如下:

 

        ●系统上线至今,已有近五个月,系统及时、正确的发放了7000余套图纸;

        ●档案中心图纸囤积量由平时20万张成功实现了图纸囤积0库存;

        ●为档案中心节省了至少3个工作人员以?#31995;?#24037;作量,缓解了档案部门人员紧缺的困境;

        ●有效避免了因图纸发放错误、发放不及时、回收不及时等原因而给东方电机造成的经?#30431;?#22833;。

 

        目前,东方电机技术资料智能管控系统已经上线应用近五个月,并于2019年2月顺利完成验?#23637;?#20316;。本项目得到了东方电机相关领导及用户的高度评价,用户对天喻软件项目组表示?#39034;现扛行唬?#24182;希望项目能在东方电气集团推广应用。

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